I. CÁC DỊCH VỤ PHỔ BIẾN THÔNG TIN
1. Khái niệm chung về phổ biến thông tin
Phổ biến thông tin là chuyển giao cho người dùng tin những thông tin mà họ cần hoặc giúp họ có khả năng tiếp cận các thông tin đó. Phổ biến thông tin đó là kết quả của việc xử lý thông tin và là công đoạn cuối cùng của dây chuyền thông tin. Tuy nhiên một vài dạng phổ biến thông tin có thể thực hiện ngay khi xuất bản tài liệu mà không có sự can thiệp của các đơn vị thông tin.

Phổ biến thông tin là lý do tồn tại và là điều quan tâm chủ yếu của đơn vị thông tin. Việc xây dựng và duy trì vốn tài liệu là phương tiện chủ yếu để đạt được mục tiêu trên.
Việc phổ biến thông tin có thể thực hiện trên:
Các tài liệu cấp một hay các bản sao của chúng
Các bảng tra cứu của tài liệu dưới dạng các sản phẩm thông tin cấp hai, các CSDL thư mục
Các thông tin chứa trong tài liệu và được trình bày dưới dạng các sản phẩm thông tin cấp ba
Các nguồn thông tin khác nhau
Những dịch vụ phổ biến thông tin mà một đơn vị thông tin thường phải đảm nhiệm là:
Các dịch vụ cung cấp tài liệu cấp một
Dịch vụ tài liệu
Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai, cấp ba
Các dịch vụ tìm tin on-line, tìm tin trên CD-ROM
Phổ biến thông tin có chọn lọc
Những trở ngại cho việc phổ biến thông tin có thể là:
Những trở ngại liên quan đến tính đa dạng trong yêu cầu của người dùng tin, sự mơ hồ trong các yêu cầu của họ, sự không hiểu biết của họ đối với hoạt động và khả năng thực tế của đơn vị thông tin.
Những trở ngại về tổ chức liên quan tới vị trí của các đơn vị thông tin: xa các nguồn thông tin, không bổ sung được các thông tin quý hiếm.
Những trở ngại về kỹ thuật như thiếu trang thiết bị cần thiết, thiếu các cán bộ chuyên môn giỏi, xử lý tài liệu chậm làm ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả phục vụ.
Những trở ngại do yếu kém về quản lý gây ra.
2. Các dịch vụ cung cấp tài liệu cấp một
Việc phổ biến tài liệu cấp một có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau:
Cho mượn đọc tại chỗ ở một đơn vị thông tin.
Cho mượn đọc ở nhà theo một thời gian quy định.
Bán cho người dùng tin tài liệu ở dạng tài liệu gốc hay bản sao chụp tài liệu gốc.
3. Dịch vụ dịch tài liệu
Dịch tài liệu là một phương tiện chủ yếu phân phối tài liệu cấp một khi bộ phận quan trọng của tài liệu được người dùng tin quan tâm lại xuất bản bằng ngôn ngữ mà họ không đọc được.
Một tạp chí khoa học xuất bản bằng những ngôn ngữ rất khó, lại ít phổ biến như tiếng Nga và tiếng Nhật, được dịch toàn bộ sang tiếng Anh và đựơc xuất bản đồng thời với bản gốc. Người dùng tin có thể sử dụng thuận tiện các bản dịch phù hợp với mình.
Muốn vậy phải có quan hệ chặt chẽ với các trung tâm dịch thuật trong nước và quốc tế. Cơ sở dữ liệu của các bản dịch quốc tế WTI (World Translation Index) do INIST và trung tâm dịch thuật quốc tế ITC (International Translation Center) cộng tác sản xuất cho phép xác định các bản dịch của các tài liệu đã có. Từ năm 1979, WTI đã tập hợp được 300 000 bản dịch của các tài liệu khoa học kỹ thuật của thế giới ra tiếng các nước phương Tây.
Sau đây là một số trạm dịch trên Internet:
http://www.freetranslation.com
http://www.systranbox.com
4. Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai
Các dịch vụ phổ biến thông tin cấp hai có thể thực hiện dưới nhiều dạng khác nhau, phụ thuộc vào nội dung, phương thức, thời gian và mục tiêu của chúng.
Dịch vụ tra cứu
Dịch vụ tra cứu giúp người dùng tin sử dụng tốt nhất nguồn tài liệu hiện có để thoả mãn nhu cầu thông tin của họ. Các ấn phẩm thư mục, các mục lục, các bảng chỉ dẫn và tóm tắt, các CSDL thư mục và CSDL đa phương tiện và các mục lục liên hợp do các đơn vị thông tin hợp tác biên soạn đã giúp người dùng tin mở rộng phạm vi các nguồn tài liệu và thông tin mà họ cần khai thác.
Dịch vụ thông tin định hướng
Dịch vụ thông tin định hướng có nhiệm vụ chỉ cho người dùng tin không phải là tài liệu hay những thông tin trả lời cho những câu hỏi của họ, mà giúp họ tìm đến các nguồn thông tin.
Các dịch vụ thông tin hiện đại
Các dịch vụ thông tin hiện đại (Curent Awreness Services – CAS) có nhiệm vụ giúp người dùng tin nắm bắt được những thông