Những vấn đề cần lưu ý khi ấn định chỉ số phân loại Dewey (bảng đầy đủ)
Các tính chất của một khung phân loại bao gồm phân cấp, liệt kê, và tổng hợp; tuy nhiên mỗi khung có một đặc trưng riêng, chẳng hạn như LC có đặc trưng liệt kê; Khung UDC có đặc trưng tổng hợp; DDC là một khung phân loại mang đầy đủ ba tính chất liệt kê, tổng hợp và phân cấp, trong đó phân cấp là tính chất đặc thù của DDC. Do đó việc ấn định số phân loại trong DDC có những đặc điểm sau:
Có thể ấn định số phân loại bằng cách chọn số phân loại đã được liệt kê tương đối đầy đủ trong bảng chính.
Vì có mang tính chất tổng hợp nên có thể ấn định số phân loại bằng cách cộng vào số căn bản đã được liệt kê trong bảng chính với những ký hiệu khác từ các bảng phụ và từ bảng chính để thiết lập một số phân loại mới. Tuy nhiên tổng hợp chỉ là một tính chất phụ của DDC cho nên việc thiết lập số chỉ phân loại chỉ được thực hiện với sự hướng dẫn trong bảng chính.
Vì mang tính chất phân cấp theo cấu trúc và phân cấp theo ký hiệu được thể hiện trong toàn bộ bảng chính, việc chọn chỉ số phân loại trong DDC là dễ dàng.
Hệ thống hướng dẫn và chú thích rõ ràng, đầy đủ, chi tiết trong từng mục từ trong bảng chính khiến việc ấn định chỉ số phân loại càng dễ dàng, thuận tiện và chính xác hơn.
Ấn định chỉ số phân loại là Chọn số phân loại trong Bảng chính dựa vào đặc tính phân cấp của DDC và Thiết lập số phân loại từ việc tổng hợp chỉ số phân loại cơ bản trong Bảng chính với một phần chỉ số phân loại khác trong Bảng chính và với ký hiệu trong các Bảng phụ, trong DDC việc tổng hợp này đều theo những công thức chặt chẽ và những chỉ dẫn rõ ràng ngay mỗi mục từ trong Bảng chính và Bảng phụ. Do đó người phân loại thực hiện việc ấn định số phân loại phải tuân thủ những yêu cầu:
Cần có ý thức tôn trọng kỷ luật trong lúc Thiết lập số Phân loại Dewey, đó là luôn luôn thực hiện công việc phân loại theo sự chỉ dẫn trong DDC.
Dựa vào ưu điểm phân cấp trong DDC để nắm vững cấu trúc và cơ chế của DDC, trong đó phải am hiểu rằng tính phân cấp của DDC được tính theo độ dài của chữ số Dewey và luôn luôn được đọc trong ngữ cảnh chủ đề cấp trên - thể hiện trong các mục từ trong Bảng chính và Bảng Chỉ mục quan hệ. Nhằm dễ dàng trong việc Chọn số Phân loại Dewey.
Các bước thực hiện trong tiến trình ấn định chỉ số phân loại bao gồm:
Phân tích chủ đề để xác định lĩnh vực hay môn loại chính, chủ đề chính và các khía cạnh phụ của tài liệu.
Ấn định chỉ số phân loại bao gồm chọn chỉ số phân loại và thiết lập chỉ số phân loại hay còn được gọi là tổng hợp số phân loại.
PHÂN TÍCH CHỦ ĐỀ
Việc xác định chủ đề của một tài liệu là bước đầu tiên của công việc phân loại. Phân tích chủ đề nhằm:
Xác định chủ đề chính;
Xác định lĩnh vực, giới hạn trong 10 lĩnh vực tương ứng 10 môn loại hay lớp chính trong Bảng Tóm lược số 1;
Những phần có ý nghĩa đối với chủ đề, thường là khía cạnh phi chủ đề;
Sắp xếp thứ tự quan trọng của những phần đó.
CHỌN CHỈ SỐ PHÂN LOẠI
Có hai cách truy nhập vào bảng phân loại để chọn chỉ số phân loại:
Tra tìm chủ đề qua bảng chỉ mục quan hệ: Phương pháp này nhanh nhưng không giúp việc hiểu cấu trúc của DDC. Không bao giờ phân loại trực tiếp từ bảng chỉ mục. Luôn kiểm tra lại trong bảng chính.
Lần theo hệ phân cấp trong bảng phân loại: Theo thang bậc từ cấp cao xuống đến mỗi cấp có ý nghĩa cho đến khi tìm thấy số phân loại khớp với đề tài nhất. Thường thì bắt đầu bằng những Bảng tóm lược. Đây là phương pháp tốt nhất để hiểu biết cấu trúc của DDC.
  Trong công tác phân loại, trường hợp tài liệu có hai chủ đề trở lên thì ta chọn chủ đề bao quát cho tất cả các chủ đề. Nếu không có chủ đề bao quát thì ta chỉ chọn một chủ đề mang một ký hiệu phân loại mà thôi. Những chủ đề khác được giải quyết trong biên mục đề mục để tạo nên những tiêu đề đề mục phản ánh toàn bộ nội dung của tài liệu đó. Có những quy tắc quy định việc chọn một chủ đề trong nhiều chủ đề của tài liệu.
THIẾT LẬP CHỈ SỐ PHÂN LOẠI
Thiết lập số phân loại là một tiến trình tạo nên một số phân loại mới bằng cách cộng thêm vào số căn bản trong bảng chính một ký hiệu từ nơi khác của bảng chính hay từ 6 bảng phụ.
Một điều cần lưu ý khi thiết