Tổ chức, sắp xếp vốn tài liệu.
Vốn tài liệu – Bộ phận cấu thành thư viện
Khái niệm:
Vốn tài liệu là một khái niệm mới, nó được hình thành và hoàn thiện vào TK 20.
Trước đó nó trùng với khái niện thư viện.
Phương Tây
Phương Đông

Biblio/theke (Hy Lạp cổ)
Tàng thư lâu (Nhà Thương, Trung Quốc)


Nhà tàng thư Trần Phúc (1001- Nhà Lý)


Thiên Trường phủ tàng kinh (1295- Nhà Trần)

Đầu thế kỷ 20 bắt đầu nhận ra sự khác biệt giữa vốn tài liệu và thư viện.
Đầu tiên trong các tài liệu chuyên môn tại Đức, xuất hiện thuật ngữ “Derfond” ( Latin ( Pháp: Fandus: có nghĩa là cơ sở, bệ, đáy nền.
Giữa thế kỷ 20 khái niệm vốn tài liệu được hình thành: “Vốn tài liệu là tổng hợp các xuất bản phẩm, các bản thảo và các tài liệu khác có trong thư viện tạo điều kiện cho việc sử dụng của người đọc.”
Cuối thế kỷ 20, khái niệm mới hoàn thiện và được đưa vào thuật ngữ chuyên ngành.
Từ điển thuật ngữ thư viện học (Liên Xô): “Vốn tài liệu là bộ sưu tập các xuất bản phẩm và các vật mang tin được hình thành phù hợp với chức năng của thư viện để sử dụng có tính chất xã hội, phù hợp với chức năng và được giới thiệu nhiều phương diện với sự trợ giúp của hệ thống mục lục.”
Trong Pháp lệnh thư viện – Điều 3 mục 2:
“Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui tắc, qui trình khoa học của nghiệp vụ thư viện, để tổ chức phục vụ người đọc đạt được hiệu quả cao và được bảo quản.”
Vai trò, vị trí của vốn tài liệu.
1.2.1. Với xã hội:
( Vốn tài liệu là kho tàng văn hóa vừa có giá trị về phương diện vật chất, vừa có giá trị về phương diện tinh thần. Vốn tài liệu gìn giữ, tàng trữ những kinh nghiệm sản xuất, đấu tranh của nhiều thế hệ, những thành tựu mà con người đạt được, có thể nói vốn tài liệu là sản phẩm vô giá, nếu bị tổn thất không thể nào bù đắp được.
( Là tiêu chí đánh giá sự phát triển cũa xã hội. Việc phát minh ra sách đã gây đột biến trong sư phát triển lịch sử xã hội, làm cho xã hội loài người từ thời kỳ mông muội sang thời đại văn minh. Sách vở, tài liệu phản ảnh trình độ phát triển văn hóa, khoa học của một quốc gia… Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã coi sách vỡ là tiêu chí đánh giá sự phát triển của xã hội loài người: “Số sách vỡ nhiều hay ít cũng chứng tỏ trình độ văn hóa của một dân tộc thấp hay cao”.
1.2.2. Đối với thư viện
Vốn tài liệu là tiêu chuẩn hình thành thư viện cũng như xếp hạng thư viện.
IFLA (Liên hiệp các hiệp hội thư viện thế giới) qui định, muốn xây dựng TV công cộng phải có vốn tài liệu ban đầu là 6000 đơn vị tài liệu.
Việt Nam: Điều 9, Pháp lệnh thư viện: thư viện được thành lập khi có những điều kiện sau: Vốn tài liệu – Trụ sở-trang thiết bị – Người có chuyên môn – Kinh phí
Theo thông tư số 56/2003/TT-BVHTT ngày 16/6/2003: Để xây dựng thư viện tỉnh phải có 30.000 tài liệu đối với tỉnh đồng bằng và 20.000 tài liệu đối với tỉnh miền núi. Để xây dựng thư viện huyện phải có 3000 tài liệu đối với các huyện đồng bằng, 2000 tài liệu đối với miền núi.
( Vốn tài liệu là cơ sở cho mọi hoạt động của thư viện:
( Biên soạn thư mục: Chất lượng của thư mục biên soạn phụ thuộc vào vốn tài liệu.
( Xây dựng CSDL: Số biểu ghi nhiều hay ít phụ thuộc vào vốn tài liệu
( Khả năng thỏa mãn nhu cầu của độc giả phục thuộc rất lớn vào vốn tài liệu.
( Vốn tài liệu giúp thư viện hình thành các chức năng phục vụ: Tàng trữ, luân chuyển tài liệu …
( Vốn tài liệu góp phần phát triển kinh tế, khoa học, văn hóa xã hội cho địa phương.
( Triễn lãm sách: Nếu vốn tài liệu phong phú thì triển lãm sẽ hấp dẫn và ngược lại.
2. Tổ chức vốn tài liệu
2.1. Ý nghĩa:
Bất kỳ một thư viện nào, đều phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học, hợp lý mới có thể khai thác sử dụng tối đa tài liệu đã có trong thư viện. Có thể nói tổ chức vốn tài liệu tạo điều kiện